Jak lakiernia proszkowa zastąpiła chaos papierowy pełną cyfryzacją? Case Study: dedykowany system zarządzania produkcją.

„Traciliśmy zlecenia w stercie papierów”

Właściciel dynamicznie rozwijającej się lakierni mierzył się z barierą wzrostu. Jego firma utknęła w operacyjnym chaosie. Cały proces opierał się na papierowych kartkach zleceń.

Z pewnością znacie ten scenariusz:

• Zlecenia przyjmowane „na kolanie” gubiły się między biurem a halą produkcyjną.
• Pracownicy tracili czas na odczytywanie niewyraźnego pisma, co prowadziło do kosztownych pomyłek – zły kod koloru, błędna cena, pominięty podkład.
• Brakowało jednolitego standardu danych.
• Każde pytanie klienta o status zamówienia („Panie, kiedy będzie gotowe?”) wymagało nerwowego telefonu na produkcję i przeszukiwania stosu dokumentów.

Firma nie miała żadnej kontroli nad realnym obłożeniem produkcji, a analiza finansowa była praktycznie niemożliwa. Właściciel, zamiast zarządzać rozwojem, gasił codzienne pożary.

Szybkie i elastyczne wdrożenie.

Zamiast proponować drogi, „pudełkowy” system ERP, który sparaliżowałby firmę na miesiące, podeszliśmy do problemu elastycznie. Po szybkim audycie procesów zidentyfikowaliśmy kluczowe wąskie gardła.

Zaproponowaliśmy lekkie i błyskawiczne w działaniu rozwiązanie – aplikację klasy PWA (Progressive Web App). Dzięki wykorzystaniu nowoczesnej architektury serverless (Google Firebase) wdrożenie było szybkie i skalowalne, bez potrzeby inwestowania przez klienta w drogie serwery.

Nasz zespół (w oparciu o React i Tailwind CSS) stworzył intuicyjne narzędzie dostępne z każdego urządzenia – od smartfona operatora na hali po komputer stacjonarny w biurze.

Krok 1: Cyfryzacja i standaryzacja zleceń.

Stworzyliśmy cyfrowy formularz przyjmowania zleceń, który wymusił ustandaryzowanie danych (kolor, struktura, połysk, podkład itp.). Zintegrowaliśmy go bezpośrednio z aparatem urządzenia mobilnego – pracownik może teraz natychmiast dołączyć zdjęcia detali do zlecenia (przechowywane w Firebase Storage), eliminując jakiekolwiek wątpliwości na produkcji. System automatycznie buduje też bazę klientów (CRM), uzupełniając dane przy kolejnych zamówieniach.

Krok 2: Wizualne zarządzanie produkcją (Kanban)

Papierowe teczki zastąpił przejrzysty panel Kanban. Zlecenia automatycznie trafiają do kolumny „Do malowania”, a po realizacji są przesuwane do „Do odbioru” i „Archiwum”. Właściciel zyskał natychmiastowy, wizualny wgląd w obłożenie hali produkcyjnej.

Krok 3: Automatyzacja komunikacji i finansów

Wdrożyliśmy dwie kluczowe automatyzacje:

Aplikacja na bieżąco monitoruje też finanse – kwotę do zapłaty, wpłaty i saldo zlecenia.

„Przed” i „Po”

Transformacja z chaosu do pełnej kontroli była natychmiastowa. Klient odczuł realną zmianę już w pierwszym tygodniu użytkowania.

„Wreszcie wiemy, co się dzieje w firmie. Zamiast szukać kartek, jednym kliknięciem sprawdzamy status zlecenia, wysyłamy SMS do klienta i drukujemy etykietę. Odzyskaliśmy kontrolę i czas, który możemy poświęcić na rozwój, a nie gaszenie pożarów.” – Właściciel lakierni

Co dalej?

Sukces wdrożenia PWA otworzył drogę do dalszej optymalizacji. Kolejnym naturalnym krokiem, który planujemy z klientem, jest integracja aplikacji z systemem magazynowym farb (automatyczne śledzenie zużycia) oraz wdrożenie zaawansowanego modułu raportowania wydajności pracowników.

Twoja firma produkcyjna również tonie w papierowych zleceniach i chaosie informacyjnym? Ręczne procesy generują błędy, koszty i frustrację klientów? Nie czekaj, aż konkurencja odskoczy dzięki technologii.

Umów się na bezpłatną konsultację i zobacz, jak możemy zmapować i scyfryzować Twoje procesy produkcyjne w ciągu kilku tygodni.